Politique de confidentialité

COMMENT :

Lorsque vous naviguez sur notre site Web, téléchargez une de nos applications mobiles ou communiquez avec nous, nous recueillons certains renseignements qui vous concernent et qui nous permettent de vous identifier.

QUOI :

Nous recueillons des renseignements qui permettent de vous identifier, des renseignements d’achat et des renseignements concernant votre utilisation de nos services.

POURQUOI :

Pour mieux vous servir, répondre à vos questions, traiter vos demandes et administrer notre site Web ou nos applications. Qui d’autre : des fournisseurs qui nous aident à traiter des paiements ou à communiquer avec vous auront accès à certains renseignements.

OÙ :

Nous sommes situés au Québec, mais certains de nos fournisseurs peuvent avoir accès à vos renseignements à l’extérieur du Québec.

VOS DROITS :

Vous avez le droit de demander l’accès ou la rectification de ces renseignements en nous écrivant.

VOTRE CONSENTEMENT :

Vous avez le droit de retirer votre consentement en tout temps, mais cela peut nous empêcher de continuer à vous servir.

Quel est l’objectif de cette politique ?

Conformément aux obligations de la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de renseignements personnels, la Municipalité de Saint-Calixte s’engage à protéger la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels.

Cette politique vous concerne. Elle décrit la manière dont nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels. Elle explique aussi comment vous pouvez demander accès à ces renseignements ou les faire rectifier, lorsque cela est nécessaire.

Lorsque vous nous fournissez des renseignements personnels via notre site Web ou une de nos applications mobiles après avoir pris connaissance de cette politique, vous consentez à ce que nous les utilisions et communiquions de la manière décrite.

La Municipalité gère l’utilisation des renseignements personnels conformément aux normes édictées par la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1).

Qu’entend-on par « renseignement personnel » ?

Un « renseignement personnel » peut, à lui seul ou avec d’autres informations, permettre de vous identifier, de vous localiser ou d’entrer en contact avec vous.

Comment recueillons-nous vos renseignements personnels ?

Nous recueillons vos renseignements personnels lorsque vous :

• Par courriel via toutes nos adresses courriel
  • Par notre site Web
  • Services en ligne
  • Formulaires
  • Par téléphone

Quels renseignements recueillons-nous et pourquoi ?

Nous ne recueillons que les renseignements personnels dont nous avons besoin pour offrir nos services municipaux (ex. camp de jour, demande de permis, location de salle, etc.). Ainsi, nous pouvons recueillir les renseignements suivants :

• Nom de famille actuel et prénom	• Numéro de permis de conduire
• Nom et prénom (conjoint, conjointe, père, mère, enfant)	• Numéro d’assurance maladie
• Adresse permanente	• Numéro d’assurance sociale
• Adresse électronique (courriel)	• Date de naissance
• Nom de l’employeur	• Preuve d’identité avec photographie
• Numéro de téléphone / télécopieur	• Preuve de résidence
• Sexe	• Scolarité / formation / diplôme
• Numéro de carte de crédit	• Tous autres renseignements selon l’activité

La collecte des renseignements par la Municipalité s’effectue en toute transparence avec le consentement libre et éclairé de l’utilisateur et uniquement dans les cas où les renseignements recueillis sont nécessaires pour fournir le service désiré. La Municipalité pourra donc vérifier l’identité de l’usager, assurer la protection de l’usager et celle de la Municipalité contre la fraude et les fausses déclarations, offrir une prestation de service personnalisée, déterminer l’admissibilité aux services offerts, suivre les requêtes de services, communiquer de l’information aux citoyens qui le souhaitent sur les services et programmes en vigueur, élaborer des statistiques et améliorer les services offerts.

Comment utilisons-nous les données personnelles et pourquoi ?

Les données personnelles recueillies seront utilisées, de manière générale, uniquement aux fins précisées dans la présente politique ou dans le but de :

• L’application d’une loi ;
• L’application d’un règlement ;
• L’application d’un programme ou d’une politique ;
• Pour la gestion interne de la Municipalité ;
• À des fins statistiques ;
• A des fins de communication entre le citoyen et la Municipalité ;
• Respecter nos obligations légales ;
• Prévenir les cybermenaces et les fraudes ;
• Répondre aux demandes, mandats et ordonnances des tribunaux et autres organismes ;
• Protéger vos droits et intérêts ainsi que les nôtres ;
• Collaborer dans le cadre de poursuites judiciaires ou enquêtes.

Documents liés aux services municipaux en ligne 

Exemple :	Raison :
S’inscrire à Mon compte de taxes	Consulter et/ou recevoir votre compte de taxes, gestion interne de la Municipalité
Soumettre une demande de permis et certificats	Application d’une loi, d’un règlement, d’un programme, gestion interne de la Municipalité, à des fins statistiques
Soumettre une plainte	Gestion interne de la Municipalité, à des fins statistiques
Soumettre une requête	Application d’une loi, d’un règlement, d’un programme, à des fins statistiques
Soumettre une demande d’accès à l’information	Application d’une loi, d’un programme, pour la gestion interne de la Municipalité, à des fins statistiques
S’abonner à la bibliothèque	Application d’un règlement, gestion interne de la Municipalité, à des fins statistiques
S’inscrire au camp de jours	Application d’un règlement, application d’un programme, gestion interne de la Municipalité, à des fins statistiques
S’inscrire à un service de loisir	Application d’un règlement, d’un programme, gestion interne de la Municipalité, à des fins statistiques
Obtenir une licence	Application d’une loi, d’un règlement ainsi que la gestion interne de la Municipalité, à des fins statistiques

 

À qui communiquons-nous vos renseignements personnels ?

Employés :

Nous pouvons divulguer à tout membre de notre organisation les données utilisateur dont il a raisonnablement besoin pour réaliser les objectifs énoncés dans la présente politique.

Tierces parties :

Aucune tierce partie n’a accès aux données des utilisateurs.

Autres divulgations :

Nous nous engageons à ne pas vendre ou partager vos données avec des tiers, sauf dans les cas suivants :

• Si la loi l’exige ;
• Si elle est requise pour toute procédure judiciaire ;
• Pour prouver ou protéger nos droits légaux ;

Dans certaines circonstances, nous faisons appel à des fournisseurs pour nous aider à vous servir. Avant de leur communiquer vos renseignements personnels, nous prenons des mesures raisonnables pour que ceux-ci s’engagent à respecter cette politique.

Cette politique ne s’applique pas aux sites Web exploités par des tiers sur lesquels nous n’avons aucun contrôle. Si vous suivez des hyperliens de notre site vers un autre site, veuillez noter que nous ne sommes pas responsables et n’avons pas de contrôle sur leurs politiques et pratiques de confidentialité. Nous ne sommes pas responsables de leurs politiques, procédures ou pratiques en matière de protection des renseignements personnels. Nous vous invitons à prendre connaissance de ces politiques avant de soumettre des renseignements personnels à ces sites tiers.

Utilisons-nous des témoins de connexion (cookie) ?

Tel que mentionné sur la page d’accueil de notre site web, nous utilisons des témoins de connexion. Lorsque toute personne concernée navigue une première fois par jour sur notre site web, elle consent à la récolte du témoin. Les témoins sont utiles afin de reconnaître l’appareil d’un utilisateur et améliorer l’expérience de l’utilisateur.

La Municipalité a recours à des outils d’analyse (Google Analytics) sur son site web. Ces outils permettent la collecte, l’analyse, la mesure et la présentation de données sur les visites effectuées, dans le but de comprendre et d’optimiser son utilisation.

Où vos renseignements sont-ils hébergés ?

Nous hébergeons et traitons vos renseignements personnels au Canada.

Vos renseignements personnels pourraient être communiqués dans des pays autres que votre pays de résidence, lesquels peuvent avoir des règles de protection des renseignements personnels différentes. Ils sont soumis aux lois du pays dans lequel ils se trouvent et peuvent faire l’objet d’une communication aux gouvernements, aux tribunaux ou aux organismes d’application de la loi ou de la réglementation du pays en question.

Toutefois, nos pratiques, concernant vos renseignements personnels, demeurent en tout temps, régies par cette politique et les lois québécoises applicables en matière de protection des renseignements personnels.

Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels ?

Nous conserverons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins décrites dans cette politique, pour nous conformer à nos obligations légales, régler les différends et conclure des ententes avec nos clients ou partenaires. La Municipalité applique son calendrier de conservation des documents selon les dispositions de la Loi sur les archives (L.R.Q., c. A-21.1).

Nous supprimons les renseignements personnels obsolètes ou inutiles, par exemple, si vous nous indiquez que vous cessez d’utiliser définitivement nos services. Vous pouvez en tout temps demander la rectification ou la suppression de renseignements.

Comment protégeons-nous vos renseignements personnels ?

Mesures

Nous avons mis en place des mesures de protection physiques, administratives et techniques pour protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels que nous détenons, notamment pour prévenir les accès non autorisés. Nos serveurs sont également gérés par un tiers spécialisé.

En cas d’incident impliquant des renseignements personnels, nous avons un plan. Il prévoit que nous aviserons les autorités et les personnes concernées lorsqu’un tel incident présente un risque de préjudice sérieux et que nous mettrons en place des mesures pour limiter les conséquences négatives.

Limitation des accès

Seul le personnel autorisé et qualifié ayant besoin de consulter vos renseignements personnels dans l’exercice de ses fonctions y a accès.

Avertissement

Toutefois, aucune mesure de sécurité n’est absolue ou entièrement garantie. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sécurisée (par exemple, si vous pensez que la sécurité des renseignements que vous nous avez fournis a été compromise), veuillez contacter immédiatement le Responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels.

Quels sont vos droits concernant les renseignements personnels ?

Accès, suppression et rectification

Vous pouvez accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et, s’il y a lieu, demander des rectifications, selon ce que la loi permet ou exige. Vous pouvez aussi demander la suppression d’un renseignement périmé ou non justifié, ou formuler par écrit des commentaires.

Toutefois, pour que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet soient exacts et à jour, veuillez nous informer sans tarder de tout changement.

À votre demande, et à moins que cela ne soulève des difficultés pratiques sérieuses, nous pouvons vous communiquer un renseignement personnel informatisé dans un format technologique structuré et couramment utilisé. Nous communiquerons aussi, si vous le souhaitez, ce renseignement à toute personne ou à tout organisme autorisé par la loi à recueillir un tel renseignement.

Retrait de votre consentement

Vous pouvez également retirer votre consentement à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels recueillis. Par contre, il se pourrait que nous ne soyons plus en mesure de vous offrir certains services. Nous pourrions vous demander une pièce d’identité pour s’assurer qu’il s’agit bien de vous avant le retrait.

Comment nous contacter ?

Pour toute question ou tout commentaire au sujet de cette politique ou de la protection de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre Responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :

Mathieu-Charles LeBlanc, ing.

Directeur général et greffier-trésorier

Responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels

450 222-2782, poste 7400

dai@mscalixte.qc.ca

Notre Responsable s’occupe de répondre aux demandes d’accès ou de rectification d’information et à toute plainte que vous pourriez avoir relativement à nos pratiques à l’égard de vos renseignements personnels.

Comment allons-nous mettre à jour ou modifier cette politique ?

Si nous apportons des changements importants à cette politique, par exemple, pour nous conformer aux nouvelles exigences de la loi, nous vous aviserons un mois à l’avance afin que vous puissiez faire un choix éclairé quant à votre utilisation de nos services. Nous mettrons la nouvelle version à votre disposition sur le site Web, en indiquant la date de la dernière mise à jour.

Dernière mise à jour : 11 mars 2024